ご安全に！角田です。
以前にも告知いたしましたが、「オープンセミナー2018＠岡山」というイベントに副実行委員長として参加しました。
今回は、運営スタッフの裏側をご紹介していきたいと思います。
■開催まで
オフラインスタッフミーティング
およそ1ヶ月に1度程度、直接集まって打ち合わせしています。本年のセミナーに向けては、以下の日取りで開催されています。
- 2017/11/07（火）
- 2017/12/12（火）
- 2018/02/13（火）
- 2018/03/12（月）
- 2018/04/17（火）
ぼくはミーティングに参加するメンバーで唯一ストロングゼロを呷りながらミーティングに臨むという荒々しいスタイルでした。
直接会う以外で足りない部分の調整はオンラインで随時行っています。
オンラインでのコミュニケーションツールについて
例年はサイボウズLiveで進めていましたが、 サービス終了のアナウンス がされており、今年はサイボウズLiveとTrelloの平行運用でした。
来年はSlack/Trelloかな？という話が出てきている感じです。
開催に向けて調整していること
テーマ決め
「実行委員長がやりたい」セミナーにする方針です。
今年はやりたいテーマドリブンで実行委員長が選出されました。
講師の選定・出演交渉
- ミーティングで講師候補を決定後、優先順位を付けて各担当が出演交渉(SNSやメールなどより)
- 繋ぎ先がない場合は、知り合い経由で繋いでもらうケースもあります
- 公式ページに掲載する講演概要や講師プロフィールの調整
- 基本的に講師の方には実費ベース(交通費+宿泊費)でお越し頂いています(皆さんありがとうございます)
- かかった費用を後日共有いただきお振り込みのスタイル
- 目玉になる講演者(県外からお呼びする)の方と、地元から登壇される方で構成しています
- 登壇依頼の確定状況を確認しながら、随時タイムテーブルを組み立て
スポンサーの募集
- スポンサー向けのセミナー説明資料の作成
- 例年スポンサー頂いている企業への打診
- 新規にスポンサーして頂けそうな企業への打診
会場の予約
- セミナー本編の会場
- 懇親会場
- 会場の確保できる日付で開催日を最終的に確定させます
サイトの構築
- GitHub Pagesを使用しています
- 2018年版ページに差し替え
- タイムテーブルおよび講師プロフィールの随時更新
- スポンサーや後援団体の随時更新
- 実行委員ページの新設(運営母体がわからないので怪しく見えるというフィードバックをいただいたため)
なごやかにサイトが実装されていく様子 
- 申し込みページ(connpass)への内容反映
- connpassからの参加者への随時連絡
ノベルティの制作
- 品物決め(ここが割と難航する…)、デザイン作成、入稿
- 今年は登壇される方の著書を購入してプレゼントする形にしたのでノベルティなしでした
■当日スタッフの動き
以下の担当を割り振って、当日は動いていきます。
- 資料等搬入
- 司会
- 写真撮影
- 講師サポート（プロジェクタ接続など）
- 受付
- 配布資料まとめ
- 講師控え室詰め（鍵責任者）
- 質問マイク担当
- タイムキーパー（壇上にスケジュールと時計を置いた上で、ステージ下から）
- アンチボッチランチ 担当（参加者のマッチング）
- 懇親会受付
- 懇親会司会
- 懇親会費取りまとめ・支払
■ぼくが今年担当したこと
- 副実行委員長
- サイト構築(実装メイン)
- 講師交渉(湊川さん)
- スポンサー調整(自社/Forkwell)
- 懇親会場確保、人数調整
- 司会
- 実行委員長へのサプライズ
- (OSOとは直接関係ないけど)前日イベントの GitHub Patchwork Okayama 2018 の調整
今年は結構がんばった気がする！
■来年の実行委員メンバーを募集しています
なんとなくスタッフがどんなことをやっているか、イメージできましたか？
オープンセミナー岡山実行委員会は、運営をお手伝いしてくれるメンバーを大募集しています。興味があれば、 実行委員の誰か にコンタクトしていただければと思います。
「こういうタスクだったらできそうかな？」みたいなところがあれば是非よろしくお願いします。
一緒にたのしいオープンセミナーを作っていきましょう！
